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项目管理经验谈(下)2019-11-14

前言

项目执行成果是最令人关注的,主要的目标还是甲乙双方要求目标与交付目标的最大交集,且能被双方认可接受,不求满分,但求及格以上越高越好,相信也无人想看到项目实施失败。这需要双方的团队成员密切合作,配合PM的指挥调动执行任务工作, PM所规划项目也需足够缜密完善,否则可能带领团队采用错误的方法而事倍功半地推进项目,所以需要项目执行团队协同分工、环环相扣。然而易败难成,诸多任务只要少数任务出问题,很大的可能性会连续影响其他任务导致项目失败;过程中也要不断地控制与克服各方面的人//物上的意外问题,并要降低或避免其连锁影响。如同多人一起堆砌骨牌,需小心翼翼、如履薄冰,期待项目有较大的机会能如期、如质、如成本的完成。


迷思一:乙方顾问应为产业经验丰富的顾问,所以需求调研时,只需乙方顾问直接告诉甲方最标准或最好的执行方案,甲方照做即可! 甲方只要找部门较有空的同仁去听听未来如何操作系统就好!

反思一:这样标准工具实施的方式如果真的为双方预期目标的话还好,就怕甲方预期能适用标准,但真的实施时,主管又无决心魄力抵抗用户不适应的压力反扑而变卦,那就可能是双方灾难的开始! 乙方顾问再有经验,也不是甲方的员工,也无权指挥要求甲方代表,仅能收集需求,与甲方成员交流共拟方案,方案采纳决择仍在甲方,绝不应指望乙方能直指解答。


迷思二: 甲方只要把现有的流程全部转化为信息流程,人工操作改为计算机作业,一切现存问题就会迎刃而解?

反思二:信息系统毕竟只是工具,擅长的是数据保存与再利用,系统化只是一种手段,但若企业内部对现况作业方式与流程,不思精进与正确分工,那变化的只是作业习惯,有可能短期内还会加重员工的负担,原问题就更难改善


迷思三:通过信息系统的导入,就是要将甲方长期的沉痾,藉由系统化的手段一次解决。

反思三:许多问题解决不在系统化与否,更何况长期的包衭大多无法一日竟功,实不应视系统化为万病之药石。 革新之步伐也应考虑各部门承受之度,如有大刀阔斧之意,当配壮士断臂之勇,领导层如无此魄力,系统化只会沦为众矢之的。


迷思四:系统化的优势就是能快速反应所需,快速取得其果,而期望信息化的综效可以短期见效。

反思四:系统化的优势是在作业过程所建立的数据,能保留下来,通过信息手段透明化继而重复查询、统计、分析,来运用数据形成决策参考。而这通常很难立竿见影。系统建设如同建筑之地基,而地基的稳固需要相关业务同仁落实基础数据的建置,作业规范的遵循,从员工到各级主管,在日常作业都能认同且支持系统的运作,才能让系统正确、完整地记录所需数据信息,而这只不过是基础信息的建构,后续才有机会在此基础上,继续延展应用,逐步实现数据智能的愿景。


迷思五:需求既然来自甲方,所以规划只要配合甲方的想法,乙方尽可能地以系统实践即可。

反思五:乙方顾问的专业除了系统技术,应该还有实施经验,甲方毕竟不熟悉系统,也不一定能正确地表达核心需求,乙方顾问需要以案例、经验,在调研过程中诱导甲方成员提供现况情境与表达需求与期待,再从中筛选分析出有价值的需求项。唯有了解甲方的情境与难处、期望与目标,才能设身处地规划较适用甲方的方案。


迷思六:系统都是标准功能,不论任何目的,开发客制化应该尽力避免,以免维护困难。

反思六: 此迷思的问题在于,要或不要开发客制化的目的何在? 系统实施固然要有规范架构,才不易需求发散,导致项目失控,但系统功能与企业文化势必存在差异。 适度客制的弹性来配合甲方企业的应用优化是可能需要的手法,不应单以系统标准功能为由,规避开发客制议题,然而项目若受限于成本时间范围,二次开发客制化可列为另案阶段性的规划建议。


迷思七:反正需求在实施验证过程往往改不胜改,文件制作落实很耗工时,所以有个初版规划文件,以其为基础来与甲方沟通,不必经过甲方的签审确认,就开始开发配置,可以节省时间,文件呢? 参考就好。

反思七:事实证明,分析设计文件不落实,双方沟通就流于口头而无法具体,很可能鸡同鸭讲,分析设计文件也可以辅助想法的条理与澄清,虽然文件沟通确认会花费较多成本来完成,若无文件确认的环节,边做边改的方式就很容易重工,交付结果时,验证的目标也不明确,消耗的工时成本将会更多更高。


迷思八:计划永远赶不上变化,所以计划仅供甲乙双方参考,然后就只能随着变化调整,周周变,月月改。

反思八:再完美的计划,的确无法避免执行过程中的意外,但是计划一旦发布执行,所有成员皆被设定了时程与目标,如果这时程与目标周周变、月月改,相信双方的成员都会变得麻木无感,最后演变的结果就是今天只作明后天要交付的事,交付不出来,就再延迟,整体目标遥遥无期,也难保项目执行的质量。所以除了在规划时要尽可能地考虑计划细节,另外也要事先规划风险控管,拟订预防措施与矫正作业,目的是在最大程度地确保依计划进行,不得已要异动时,也要慎重评估后,再发布给成员,巩固双方团队执行的信心。


上述分享皆乃个人经验所得,无意指导甲方或乙方如何作项目,但希望藉由抛此粗砖能引来更多的回响或批评,经过意见交流与想法交融,使甲乙双方在执行项目时建立更多共识,而提高项目成功率,为吾心所愿。

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