功能简介

Shared File是针对企业之实体档案管理时，经常会因着不同部门、不同产品甚至是不同项目，而有不同安全性控管需求，例如研发阶段文档只能给研发部门查阅，或是机密档案只有建立者可以存取等，透过Shared File功能提供用户针对不同的文档去设定权限，藉此可确保文档的安全性无虞。

功能说明

> 可将文档档案区分是否分享，以避免源文档被存取：
建立人员在文管的窗体中File页签可勾选”Share”，该份档案就会显示在Share File的页签中，提供有权限的人读取，而非建立人员在打开同一份文档时，只会看的到Share File的页签，而无法存取到没被授权的档案。

> 可针对不同文档类型设定预设权限：
针对每份文档，可设定不同角色针对该份文档的权限，群组权限只控管File页签中有勾选”Share”的档案，可设定读取、下载等功能权限。并可设定每个文档的预设权限群组，以作为该类文档的预设权限。

> 全面性安全控管：
非建立人员透过结构浏览器去开启没有读取权限的档案时，系统会进行防止措施，跳出警示讯息并强制关闭，以避免安全性的漏洞发生。

实施效益

> 针对文档作安全控管，以避免源文档外流。

> 可针对不同文档类型进行权限管控，更贴近企业运作程序。