功能簡介

Shared File是針對企業之實體檔案管理時，經常會因著不同部門、不同產品甚至是不同專案，而有不同安全性控管需求，例如研發階段文件只能給研發部門查閱，或是機密檔案只有建立者可以存取等，透過Shared File功能提供使用者針對不同的文件去設定權限，藉此可確保文件的安全性無虞。

功能說明

> 可將文件檔案區分是否分享，以避免原始檔案被存取：
建立人員在文管的表單中File頁籤可勾選"Share"，該份檔案就會顯示在Share File的頁籤中，提供有權限的人讀取，而非建立人員在打開同一份文件時，只會看的到Share File的頁籤，而無法存取到沒被授權的檔案。

> 可針對不同文件類型設定預設權限：
針對每份文件，可設定不同角色針對該份文件的權限，群組權限只控管File頁籤中有勾選"Share"的檔案，可設定讀取、下載等功能權限。並可設定每個文件的預設權限群組，以作為該類文件的預設權限。

> 全面性安全控管：
非建立人員透過結構瀏覽器去開啟沒有讀取權限的檔案時，系統會進行防止措施，跳出警示訊息並強制關閉，以避免安全性的漏洞發生。

實施效益

> 針對文件作安全控管，以避免原始檔案外流；

> 可針對不同文件類型進行權限管控，更貼近企業運作程序。